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ファイル形式

履歴書の一般的なファイル形式には以下があります：

• PDF
• Microsoft Word (doc, docx)
• プレーンテキスト
• HTML

ここで最も推奨するのは PDF です：

• PDF は優れたクロスプラットフォーム出力品質を持ち、ほぼ100%一貫した印刷と表示を保証します
• PDF はフォントを埋め込むことができ、フォント選択において大きな自由度があります
• ほとんどのプラットフォームにデフォルトの PDF リーダーがあります
  • Windows 8 以降には内蔵の PDF リーダーがあります
  • macOS には Preview があり、iOS には iBooks があります
  • 多くのブラウザ（Chrome など）には内蔵の pdf.js があり、PDF をデフォルトで開くこともできます

MS Word を学ぶのは簡単ですが、Word 形式で履歴書を提供することには大きな欠点があります：

• Word 文書を開くには追加のオフィスソフトウェアをインストールする必要があります
  • Windows の Microsoft Word、WPS Office
  • macOS の iWork
  • Linux の WPS Office、LibreOffice
  • Google Docs などの多くのオンラインドキュメント編集システムも Word 文書を開いて編集できます
• Word 文書は異なるプラットフォームの異なるソフトウェアで大きく異なる表示になる可能性があります
  • 実際には誰もがコンピューターに Microsoft Word をインストールしているわけではありません
  • もう一つの事実は、Microsoft Word の正規ライセンスが数百ドルかかる可能性があることです
• 一貫した表示と出力を確保するために、Word 文書は主要オペレーティングシステムで一般的な数種類のフォントのみを使用するのが最善で、これにより Word 文書のフォント選択の自由度は非常に小さくなります

もちろん、異なる会社の異なる HR マネージャーは異なる要件や好みを持つ可能性があります。Word で履歴書を作成する場合は、代替案として PDF にエクスポートすることをお勧めします

メールエチケット

会社の専用採用システム以外に、求職申請で履歴書を提出する主な方法は電子メールであるべきです。基本的な電子メールエチケットは以下の通りです。

• 正しいメールニックネームを設定し、非公式で過度に派手なニックネームを使用しないでください。これは雇用主に非常に非専門的な印象を与えます
• メールタイトルで統一された形式を使用し、最も重要な情報を伝えるために明確で簡潔に保ちます
  • 推奨形式：Apply-Company Position-Name-[University/Education]-[Work Experience]
• メール本文は簡潔であるべきで、長いカバーレターや大量の個人的主観的評価を書くことは推奨されません
  • テキストの冒頭にタイトルと挨拶を追加するのが最善です
  • 本文内容
    • 基本的な個人情報、仕事の状況（在職中または非在職）、職位、教育と仕事経験など
    • 応募職位
    • 応募方法、他人による推薦かどうか
  • 名前と連絡先情報（電話/メール）を含む署名を追加
• タイトルと同じ形式で命名された履歴書ファイルを添付